Agenda vergadering 12 November 2017

 

Agenda Gilde FP / AVL 12 november 2017

Locatie: Coachhuis Kerkweg 7 3832RH Leusden

Tijd: 14:00 – 17:00 uur

Vanaf 13:30 uur: bijpraten en intekenen op presentielijst

 

1 Vaststellen quorum.
2 Dagvoorzitter plus notulist vaststellen
3 Verslag vorige Algemene Leden Vergadering (ALV 12 maart 2017) bijlage 1
4 Toelichting voorbereidingsgroep  dagvoorzitter + agenda bijlage 2

informatie en besluitvorming

5 AVG, privacy wetgeving autorteitpersoongegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving

(Marlies)

korte toelichting
6 Tuchtraad zie punt 6 verslag ALV 12 maart (Harm, Ger en Marieke) bijlage 3

informatie en besluitvorming

7 Gilderegel zie punt 7 AVL 12 maart. voorgenomen besluit
8 Archiveren en doorvoeren besluiten: wat spreken af, wie legt wat, waar vast? actiepunt
9 Activiteiten ten behoeve lidmaatschap Gilde:

    1. Formulier voor aanmelden activiteiten?
    2. Welke activiteiten komen in aanmerking? Voorstel van de meesters, zie punt 9.3 ALV 12 maart
informatie en besluitvorming

 

Korte pauze 15:15 – 15:30 uur
10 Ondernemersdag stand van zaken actiepunt
11 a.Tijdschrift : stand van zaken

b. Redactie met voorstel Gilderegel

bijlage 4

informatie en besluitvorming

12 Begroting stand van zaken (penningmeesters: Roeland en Ger) actiepunt
13 Aangepast stuk inzake fondswerving, zie punt verslag AVL 12 maart (Gerrit) voorgenomen besluit

 

 

 

 

 

14 Vraag vanuit het meesteroverleg, zie aanvulling punt 6 AVL 12 maart Iedere ledenvergadering houden de meesters een inleiding, waarbij een vraag uit het meestersoverleg wordt ingebracht.
15 Verhoging contributie met 10 euro, zie punt 5 verslag AVL 12 maart (Gerrit) voorgenomen besluit
16 Rondvraag/mededeling kort en ter zake
17 Afronding:

-Volgende vergadering zondag 11 maart 2018

-Voorgestelde agendapunten

-Leden bijeenkomst voorbereidingsgroep 3 februari in Rotterdam?

 

actiepunt

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bijlagen:

  1. Verslag Gilde FP / ALV 12 maart 2017
  2. Gilde bijeenkomst 27 oktober (voorbereiding ALV)
  3. Informatie tuchtraad (wordt nagestuurd of toelichting verloop actiepunt tijdens de vergadering)
  4. Nieuwe gilderegel: mail Harm namens redactie tijdschrift Gilde

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bijlage 1.

 

Verslag Gilde FP / ALV 12 maart 2017

 

  1. Opening door de technisch voorzitter en vaststellen van de agenda.
    1. Met consensus is Dick vandaag wederom technisch voorzitter.
    2. Punt 10 verhuist naar 4 (kascommissie) vanwege aanwezigheid Joke tot de pauze.
  2. Welkom nieuwe leden en vaststelling quorum
    1. Quorum is aanwezig. Lijst gaat rond.
  3. Notulen : algemene ledenvergadering 13 november genotuleerd door Angèl (zie bijlage )
    1. Naam Adabella verkeerd gespeld. Waar van toepassing Anabella wijzigen in Adabella.
    2. Zinsnede over kosten stoelendans moet weg.
    3. Naar aanleiding van punt 12. Voor de groep die zich gaat buigen over voorzitterschap zijn de volgende aandachtspunten van belang:
      1. Kennis van de historie
      2. Voorbereiding door tijdig aanwijzen
  • Overleg met de agendacommissie
  1. Bij de kascommissie: Gilbert moet Henk zijn
  2. Angèl past notulen aan
  1. Nieuwe penningmeester: De termijn van Joke Faber zit er op. Joke is niet meer beschikbaar voor een nieuwe termijn.
    1. Kascommissie en jaarrekening: Joke legt uit.
      Eén lid moet contributie nog betalen. Herinneren is taak voor nieuwe pennignmeester.
    2. a.v. jaarrekening website: eventueel in de toekomst vergoeding voor werk aan de site ?
    3. Jaarrekening passeert zonder verdere vragen.
    4. Met heel hartelijke dank voor de goede zorgen van Joke voor de financiele administratie voor het Gilde. Applaus.
    5. Roeland ten Napel heeft zich beschikbaar gesteld en wordt opvolger. Ingrid en Harm melden vertrouwen in hem te hebben. Joke laat de zaken duidelijk en zonder open eindjes achter. Zij levert de papieren van de administratie in bij Franziska, verder is de administratie geheel digitaal en is overnemen daarvan eenvoudig.
      Omdat Joke geen lid van het gilde is, ziet ze af van zitting in de eerstvolgende kascommissie.
    6. Ook vanuit het bestuur wordt Joke hartelijk bedankt. Een passend welkomstgeschenk wordt nog verzorgd.
    7. Nieuw lid financiele commissie: Ger.
  2. Nieuwe voorzitter. De termijn van Wilfred zat er al op. Wilfred was echter bereid om tot maart 2017 zijn taken te blijven vervullen. Een nieuwe voorzitter is nu zeer gewenst.
    1. De formulering ‘zeer gewenst’ is niet van Wilfred. Die is bereid aan te blijven en tekent voor drie jaar.
  3. Gedragscode; Klachtencommissie/ Tuchtraad (Harm, Ger, en Marieke): Stuk over de tuchtraad. Besluiten moeten in deze en de komende vergadering (12 november 2017) worden genomen als het over aanpassing van de regel gaat.
    1. Procedure: aankondigen, en vervolgens in twee vergaderingen besluiten.
    2. Stuk over tuchtraad?? (ik weet niet meer wat hier over gezegd is, Angèl)
  4. Gilderegel: (bestuur) Deze moet aangepast worden v.w.b. artikelen 6,9, en 18     onder redactie van bestuur.
    Nieuwe teksten zijn voorgelezen. Zie hieronder.
  1. Gezel-leden hebben een door het Gilde erkende opleiding met goed gevolg afgerond. Zij blijven ten hoogste zeven jaren gezel. Als zij na zeven jaren de meestergraad nog niet hebben bereikt, vervalt hun lidmaatschap van het Gilde, tenzij de vergadering anders beslist.
  1. De eerste supervisor draagt een gezel voor het meesterschap voor als de gezel voldoende werkervaring als filosofisch practicus heeft opgedaan en daarover in voldoende mate supervisie ontvangen heeft, in overeenstemming met het door het gilde vastgestelde supervisiereglement. Daarbij wordt een minimum aantal aangehouden van zestig gesprekssessies en tien supervisiegesprekken, gehouden in dezelfde periode, die niet langer zal duren dan zeven kalenderjaren, gerekend vanaf het eerstvolgend kalenderjaar na het behalen van de gezellengraad.
  1. De gildevergadering stelt elk kalenderjaar een speciale werkgroep, de Tuchtraad, samen uit drie leden, onder wie tenminste een meester en een gezel. Deze Tuchtraad behandelt, conform een door de gildevergadering vast te stellen tuchtreglement, klachten die binnenkomen over veronderstelde misdragingen van leden, voor zover die van betekenis zijn voor het Gilde of voor het vak van filosofisch practicus. De Tuchtraad adviseert vervolgens de gildevergadering over een mogelijke schorsing (voor ten hoogste een jaar) of ontzetting uit het lidmaatschap van het betreffende lid. Dit is geen bindend, maar wel een zwaarwegend advies.

 

  1. Hiermee zijn de wijzigingen voorlopig vastgesteld en worden ze volgende vergadering definitief vastgesteld.
  1. Procedure voor aan- en afmelden A.L.V. Angèl en Franziska: Voorstel registratie van bijgewoonde vergaderingen. Formulier werkt goed. Antwoorden komen automatisch in spreadsheet. Opmerkingen:
    1. Minder vrijblijvend uitnodigen. Verwijzen naar de verplichting die is afgesproken.
    2. Graag voor- en achternaam opgeven.
    3. Mensen zonder Google-account kunnen het formulier niet gebruiken, zij reageren direct op de mail

N.a.v. dit onderwerp. Er wordt nog een formulier gemaakt voor activiteiten. Franziska en Angèl maken formulier en sturen dit ter goedkeuring rond.

  1. Voortgang van verschillende activiteiten:
  2. Klantenwerving/PR: terugblik ondernemersdag (Franziska).
    Opdrachtgeverschap(Henk )

    1. Verslag door Franziska: verschilllende vragen rond ondernemerschap bekeken, en hoe we er verder mee kunnen gaan.
      Wordt vervolgd. Misschien volgende keer verschillende workshops. Henk en Franziska organiseren de tweede ondernemersdag.
    2. Businesscase is toegelicht door Henk in kort schrijven.

Henk wil graag “onderzoeksopdracht”, waarbij de vraag is of het Gilde zo’n opdracht kan geven.
Discussie over taak en doel Gilde in relatie tot ondernemerschap.
Voorstel: in kleine groep een vraag maken die tot businesscase gemaakt kan worden.
Wat heeft het Gilde er aan? Of is werken met deelgroepen van individuele gildeleden een passende werkwijze?

Harm: Verschil tussen zaken die gebeuren in het kader van Gilde, door de leden van het Gilde, en zaken die we doen als Gilde, namens het Gilde. Geen enkel bezwaar als Gildeleden samenwerken.
Doel Gilde zoals in de Gildewet staat maakt het mogelijk om als Gilde een onderzoeksvraag rond filosofisch praktijken te formuleren.
Voorstel : dit gebeuren naar de ondernemersdag te brengen.

Er blijft verdeeldheid over mogelijkheden en over de naam “businesscase”. Afspraak: Tijdens de volgende ondernemersdag zal dit onderwerp terugkomen.

  1. Voortgang halfjaarlijks papieren tijdschrift.
    1. Er is een kluppie.
    2. Bert vertelt: Redactievergadering staat voor volgende maand gepland. Twee maal per jaar een tijdschrift uitbrengen. Uitgave week of vier voor de ledenvergaderingen.
      Verzamelen artikelen langs aantal paden

      1. Redactie leden schrijven zelf
      2. Redactieleden vragen mensen
  • Praktijkervaringen van leden
  1. Artikelen uit filosofisch tijdschrift bundelen.
  1. Format A5-format, kartonnen omslag, zodat het over 50 jaar nog bestaat. Mag ontwikkeling van ons vak weerspiegelen.

Geen digitale versie.

  1. Voortgang roulerende poule van dagvoorzitters, agendacommissieleden, notulisten: Dick
    1. Dit is nog niet gebeurd. Uitgangspunt Gilde is dat niet telkens dezelfde personen dezelfde rol spelen. Dus wisselen van dagvoorzitters etc. wel gewenst.
    2. Dick biedt aan kleine workshop te geven voor in de praktijk voorzitter zijn van de gildevergadering. Wie dit wil kan zich opgeven bij Dick.
  2. Website (Adabella, Franziska): Voortgang m.b.t. formulier aanmelden nieuw Gildelid via website
    1. Dit werkt. Website functioneert prima. Compliment en applaus voor Adabella.
  3. Solidariteitgedachte (Gerrit) (Bestuur): toekennen van budget op basis van vertrouwen, alleen voor verplichte activiteiten van gezellen. Gerrit brengt besluit onder woorden. Bestuur beslist. ( zie notulen in bijlage)
    1. Er is nieuw stuk gemaakt door Gerrit en voor de vergadering rondgestuurd.
    2. Notitie is aangepast naar aanleiding van de discussie van vorige vergadering. Basis is vertrouwen.
    3. Gevolg is 10 euro contributieverhoging.
    4. Keuze maken voor maximale grootte van het fonds.
    5. Discussie:
      1. Drie mensen in de commissie. Is al zo, omdat het bestuur beoordeelt.
      2. Altijd korting / nooit vrijstelling.
        Afspraak: Korting maximaal 50 %.
  • Maximale periode waarin er gebruik gemaakt kan worden. Hiertegen weerstand. Vertrouwen in bestuur hebben, die ook beoordeelt of het Gildelid echt bezig is een praktijk van de grond te tillen. Bestuur houdt soort moreel beraad als er dilemma’s zijn. Afspraak: geen maximum periode
  1. De praktijk zal de regel verder vormen.
  2. Afspraak: Aanvraag wordt altijd door de deelnemer gedaan.
  3. We kunnen in de vergadering van november bij de begroting aan de penningmeester vragen een deel van de reserver te bestemmen de huidige reserve voor het fonds (agendacommissie)
  • Gerrit past waar nodig stuk aan/
  1. Criteria erkende activiteiten voor de jaarlijkse verplichte na-bijscholing van gezellen. Voorsteltekst zoals die rondgestuurd is:

 

Vanaf 2017- met een proefperiode van 2 jaar – draagt een ieder bij aan zijn eigen FP ontwikkeling tot meesterschap door per kalenderjaar aan ten minste 2 verschillende gildeactiviteiten deel te nemen.

Onder gildeactiviteiten vallen stoelendans, seminar, studiedag, intervisie.

 

Aanvullingen/ kritieken.

  • ‘een ieder’ is hier niet geldig.
  • Deze verplichting geldt niet voor meesters, maar meesters hebben wel degelijk verantwoordelijkheid. Meesters bereiken hier consensus over. Ook in de toekomst als er meer meesters zullen zijn. Afspraak: de meesters houden iedere ledenvergadering een inleiding, waarbij een vraag uit het meesteroverleg wordt ingebracht in de vergadering.
  • Meer behoefte aan duidelijkheid over ‘meetellen’ van activiteiten die door voor Gildeleden georganiseerde worden.
    Afspraak: Meesters bepalen gezamenlijk welke activiteiten meetellen voor de twee verplichte activiteiten. Organisatoren van een activiteit sturen voorstel eerst naar de meesters. Meesters beslissen vervolgens en communiceren dit naar de leden.

 

  • Kascommissie (Henk en Bert)
    1. Jaarrekening goedgekeurd. Zie bij punt 4.

 

  • Inventarisatie van in de toekomst te bespreken onderwerpen
    1. Aktiviteiten via de GildeFP mail. Welke wel? Hoe gaan we om met de groepsmail.
    2. Voortaan rondvraag in de agenda opnemen

 

  • Volgende vergaderdatum 12 november 2017
  • Rondvraag
    1. Meenemen naar de ondernemersdag
      1. Gouden Gids?
      2. Bij huisartsen liggen boekjes per regio met hulpverleners.
  • Evt. andere media.

Bijlage 2

Gilde bijeenkomst 27 oktober

Op uitnodiging van Dick:

Aanwezig:  Dick, Anke, Wilfred, Marjoleine, Hans, Niske, Marlies, Angèl

 

Aanleiding bijeenkomst:

Dick heeft bij de afgelopen Gildevergadering een oproep gedaan om aandacht te besteden aan het voorzitterschap, de agenda en het verloop van de vergadering. Dit om continuïteit en kwaliteit te bewaken.

  • Goede vergadercultuur maken
    • Deze groep wordt voorbereidingsgroep vergaderingen. Met hartelijke uitnodiging voor nieuwe leden.
    • Telkens tussen twee vergaderingen in komt de groep bijeen.
    • Manipuleren van de vergadering ten goede van een zorgvuldig proces.
  • Continuïteit  -> agendacommissie plus voorzitter
    • Vaardigheden voorzitter, zie ook hieronder. Voorzitter focust op proces.
    • Voorzitter moet gedegen kennis van de inhoud hebben.
      • Agenda plus stukken minimaal twee weken van tevoren in ieders bezit.
      • Geen punten op de agenda waar geen stukken van zijn.
    • Informeren nieuwe gildeleden, aandacht besteden aan werkwijze
      • Tekstje aan agenda toevoegen over werkwijze. En tijdens vergadering indien nodig weer in het geheugen brengen.
        • Vertrouwen hebben in de wijsheid van de groep.
        • consensus
        • Informatie verzamelen,  Beweringen van ? voorzien, omzetten in een vraag
        • Veiligheid verzorgen, iedereen zien.
        • Gesprekken gaan via de voorzitter als in de tweede kamer.
        • Rollen en taken wisselen in de loop der jaren.
    • Gedachtestromen op “flap” zetten
    • Gelegenheid tot bijpraten en pauze vastleggen

Acties ten behoeve van vergadering 12 nov. a.s.

    • ISVW nu grote zaal nodig. Tweede zondag van maart, tweede zondag van november. Wilfred onderhandelt.
    • Opstelling zaal goed verzorgen. As november zelfde zaal als in maart bij coachhuis: van te voren goed inrichten. Kaartjes met namen van deelnemers.
    • Agendacommissie Marjolein en Niske: zo snel mogelijk uitnodiging en agenda naar de leden. Link voor opgeven meesturen met de agenda Angèl (iom Franziska
  • Activiteiten melden aan Franziska, leden zelf verantwoordelijk

 

Aandachtspunt aantal leden: Groter worden van de groep, aantal leden boven 60 maakt het vergaderen steeds moeilijker. Wat is haalbaar, waar ligt de grens?

 

Gespreksleider vaardigheden:

  • Inzicht in werkwijze Gilde
  • Timemanagement:  vaart er inhouden en tegelijkertijd voldoende rust en aandacht houden.  Alle onderwerpen agenda bespreken.  Uitkomst benoemen en eventueel verplaatsten naar volgende vergadering in het kader van vervolg of besluitvorming.
  • Veilige en uitnodigende houding
    • Overzicht over de groep.
    • Inzicht in werking consensus,
    • Vragenderwijs , herkennen beweringen, aannames en drogredenen.
    • LSD:  Luisteren Samenvatten Doorvragen.  Voorlopig besluit formuleren
    • Ieder die wil aan bod laten komen.
    • Aandacht voor zwijgzame types
  • Verzamelen op “flap” van inzichtgevende argumenten (onderscheid overeenkomsten en verschillen): elk voorstel en idee wordt opgeschreven en doordacht.
  • Aandacht voor de afronding. Voorlopig of definitief besluit, praktische afspraak.
  • Vertrouwen hebben in de wijsheid van de groep.
  • Wat bij veto?
    • Benoemen: ik zie een veto aankomen.
    • Veiligheid voor de uitspreker bieden. Vertel, wat zijn je bedenkingen, argumenten ter onderbouwing.
    • Onderzoek door de groep van de argumenten.
    • Doorschuiven naar volgende vergadering
      • Kemphanen samen laten uitzoeken, of groep die een nieuw voorstel maakt.
    • Altijd in de vorm van een vraag.
  • Essentie is dat iedereen serieus genomen wordt in zijn argumentatie, dat niemand van tafel geveegd wordt, omdat het altijd kan zijn dat er iets het inzicht kan verdiepen
  • Aandacht voor afronding
    • Per onderdeel
    • Gehele bijeenkomst
      • Werkgroepen,
      • Data
      • Etc.
  • Wat is ‘voortgang’?   Hebben we haast of niet?
  • Wanneer zeggen we ‘het is goed’    Bijv. eindigen met een vraag?
    • Realiseer je dat je geen tien gaat halen.
    • Vermijd de drie PPP  plezieren, perfectioneren, presteren.

 

Archiveren

  • Archivering van besluiten (niet alleen van volledige notulen)
    • Hoe documenteren.
    • Vindbaar maken (website ledendeel)
    • Verantwoordelijkheid van bestuur
      • Nu Wilfred, Franciska, Roeland
    • Aanpassen gilderegels en statuten
    • Informatiedelen: AVG-proof (privacy-wetgeving)

 

Voorstel voor het voorbereiden en voorzitten van de Gilde vergadering

Tijdens de vergadering wordt aan de leden gevraagd wie er in de voorbereidingsgroep voor de volgende Gilde-vergadering wil. Deze groep bestaat uit leden van de agendacommissie en leden die bereid zijn het voorzitterschap op zich te nemen. De dagvoorzitter wordt ondersteund door de leden van de groep om de vergadering goed te laten verlopen. De agenda wordt samen vastgesteld en doorgesproken. De groep komt voor de volgende vergadering op zaterdag 3 febr. 12:30 – 16:00 uur bijeen op de Berkelstraat 181 te Rotterdam (zelf lunch meenemen).

Wilfred is voorzitter voor de vergadering op 12 nov. a.s., in overleg en met directe ondersteuning van Dick en zoals afgesproken door de rest van deze voorbereidingsgroep.

 

 

 

Voorbereiding agenda Gildevergadering 12 nov. 2017:

Plannen van een inloop zodat ieder elkaar kan begroeten, spreken, afstemmen en de vergadering op tijd van start kan gaan.

  • O.a.
    • Aanmelden via webform Angèl-> Franziska / secretariaat
    • Presentielijst bij inloop tekenen
    • Vaststellen quorum
    • AVG

 

  1. Vaststellen quorum,
  2. dagvoorzitter plus notulist vaststellen
  3. Verslag vorige Algemene Leden Vergadering (ALV 12 maart 2017)
  4. Inleiding en toelichting voorbereidingsgroep  dagvoorzitter + agenda
  5. AVG, privacy wetgeving: korte toelichting (Marlies)
  6. Tuchtraad zie punt 6 verslag ALV 12 maart (Harm, Ger en Marieke)
  7. Besluit gilderegel zie punt 7 AVL 12 maart
  8. Archiveren en doorvoeren besluiten: wat spreken af, wie legt wat, waar vast?
  9. Activiteiten ten behoeve lidmaatschap Gilde:
    1. Formulier voor aanmelden activiteiten?
    2. Welke activiteiten komen in aanmerking? Voorstel van de meesters, zie punt 9.3 ALV 12 maart
  1. Ondernemersdag stand van zaken
  2. Tijdschrift stand van zaken
  3. Begroting stand van zaken (penningmeesters: Roeland en Ger)
  4. Aangepast stuk inzake fondswerving, zie punt 5 verslag AVL 12 maart
  5. Vraag vanuit het meesteroverleg
  6. Afspraken uit vorige notulen zijn eigenlijk voorgenomen besluiten en moeten terugkomen:
  • Verhoging contributie met 10 euro, zie punt 5 verslag AVL 12 maart (Gerrit)
  1. Rondvraag/mededeling kort en ter zake
  2. Afronding:
  • Volgende vergadering zondag 11 maart 2018

Voorgestelde agendapunten

Leden bijeenkomst voorbereidingsgroep 3 februari in Rotterdam?

 

Aandachtpunten bij de agenda

  • Toelichting bij agendapunten: informatie, besluitvorming, uitwisselen gedachten
  • Let op: voorgenomen besluiten, die bij een volgende vergadering definitief genomen worden
  • Als een onderliggend stuk in de bijlage ontbreekt en niet op tijd wordt nagestuurd kan er geen besluit genomen worden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bijlage 3

 

Informatie tuchtraad (wordt nagestuurd of toelichting verloop actiepunt tijdens de vergadering)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bijlage 4

Van: Harm van der Gaag <harm@denkdieper.nl>

Onderwerp: Agendapunt

Datum: 30 oktober 2017 om 18:30:09 CET

Aan: Mw Niske Verweij <niskeverweij@live.nl>

 

Beste Niske,

Namens de redactie van het tijdschrift zet ik graag het volgende punt op de agenda. We zouden graag als onderdeel van het meester-worden opnemen dat de aanstaande nieuwe meester een casus-beschrijving publiceert in het tijdschrift. Deze vormt een tastbare, permanente documentatie van de ontwikkeling die zij of hij in de gezellentijd heeft doorgemaakt. De timing is wel van belang: de vergadering die formeel instemt met de toekenning van de meestergraad moet in de gelegenheid zijn geweest kennis te nemen van het artikel, dat overigens evenzeer aan redactionele kritiek onderhevig zal zijn als alle andere artikelen die worden ingediend en dus aan dezelfde standaarden (tenminste dezelfde!) zal moeten voldoen. Vanzelfsprekend moet ook de supervisor van de aanstaande meester het artikel goedkeuren.

 

Ik denk dat dit mailtje als discussiestuk voor de vergadering kan volstaan.

 

Vriendelijke groet, Harm

 

 

Filosofische praktijk Denk dieper • sinds 2004

http://denkdieper.nl

Afspraken maken/wijzigen: assistente@denkdieper.nl of telefonisch (06) 22126829